Es gibt Gespräche, die Führungskräfte gern vor sich herschieben. Das Kritikgespräch steht ganz oben auf der Liste. Die Folge: Ein kleines Problem wird groß, das Team merkt, dass nichts passiert, und am Ende ist das Gespräch schwieriger als es am Anfang gewesen wäre.
Damit dir diese Situtionen weniger Kopfzerbrechen bereiten: dieser Leitfaden zeigt dir, wie du ein Kritikgespräch vorbereitest, in fünf Schritten führst und mit typischen Reaktionen umgehst.
Mit Beispielsätzen, die du direkt anpassen kannst
Wann ein Kritikgespräch nötig ist
Nicht jede Abweichung braucht ein formelles Gespräch. Kurzes Feedback im Alltag reicht oft. Ein Kritikgespräch ist dann angebracht, wenn ein Verhalten oder eine Leistung wiederholt nicht den Erwartungen entspricht, wenn Feedback bisher nichts verändert hat oder wenn ein einzelner Vorfall so gravierend ist, dass er nicht nebenbei besprochen werden kann.
Die Vorbereitung entscheidet über das Gespräch
Ziel klären: Was soll nach dem Gespräch anders sein? Formuliere es konkret, zum Beispiel: „Berichte kommen pünktlich zum vereinbarten Termin.“
Beobachtungen sammeln: Halte konkrete Situationen fest, mit Datum und Auswirkung. Keine Vermutungen über Motive, keine Verallgemeinerungen.
Eigene Haltung prüfen: Bist du verärgert? Dann warte, bis du sachlich sprechen kannst, aber nicht wochenlang.
Rahmen wählen: Unter vier Augen, zeitnah zum Anlass, mit genügend Zeit und ohne Termindruck danach.
HR einbinden, wenn nötig: Stehen arbeitsrechtliche Konsequenzen im Raum, sprich vorher mit der Personalabteilung.
Kritikgespräch führen: Der Ablauf in 5 Schritten
1. Einstieg: Den Anlass klar benennen
Verzichte auf langen Smalltalk und auf das bekannte „Lob-Sandwich“. Dein Gegenüber merkt ohnehin, dass etwas kommt, und wartet nur auf das „Aber“. Besser ist ein freundlicher, direkter Einstieg.
„Danke, dass du dir Zeit nimmst. Ich möchte heute mit dir über die Termintreue bei den Monatsberichten sprechen, weil mir da etwas Sorgen macht.“
2. Beobachtung und Wirkung beschreiben
Beschreibe konkret, was du beobachtet hast und welche Folgen es hat. Bleib bei Fakten, nicht bei Bewertungen der Person.
„In den letzten drei Monaten kamen die Berichte jeweils zwei bis vier Tage nach dem vereinbarten Termin. Dadurch konnte das Controlling seine Auswertung nicht rechtzeitig fertigstellen, und ich musste das in der Geschäftsleitung erklären.“
3. Die Sichtweise hören
Jetzt ist dein Gegenüber dran. Stelle eine offene Frage und höre wirklich zu. Oft erfährst du hier Gründe, die du nicht kanntest, zum Beispiel fehlende Zuarbeit, Überlastung oder unklare Prioritäten.
„Wie siehst du das? Was steckt aus deiner Sicht dahinter?“
4. Gemeinsam eine Lösung entwickeln
Lass deinen Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin zuerst eigene Vorschläge machen. Lösungen, die jemand selbst entwickelt, werden eher umgesetzt. Ergänze, wo nötig, und bleib beim Ziel klar.
„Was brauchst du, damit die Berichte künftig pünktlich kommen? Und was kannst du selbst dafür tun?“
5. Verbindlich vereinbaren und nachhalten
Fasse am Ende zusammen, was ihr vereinbart habt: wer was bis wann tut. Lege gleich einen Termin fest, an dem ihr prüft, ob es funktioniert.
„Dann halten wir fest: Du bekommst die Zahlen aus dem Vertrieb künftig bis zum 25., und der Bericht ist am 3. bei mir. Wir schauen uns das in vier Wochen gemeinsam an.“
Umgang mit typischen Reaktionen
Ausreden oder Rechtfertigung: Anerkennen, dann zurück zum Ziel. „Das verstehe ich und wir brauchen eine Lösung für die Termine.“
Schweigen: Pause aushalten, offen nachfragen. „Was geht dir gerade durch den Kopf?“
Gegenangriff: Ruhig bleiben, Themen trennen. „Darüber können wir gern separat sprechen. Heute geht es um die Berichte.“
Starke Emotionen: Raum geben, Gespräch ggf. unterbrechen. „Lass uns kurz durchatmen. Wir können auch in 15 min weitermachen.“
Typische Fehler im Kritikgespräch
Verallgemeinern: „Du bist immer zu spät“ lädt zum Widerspruch ein. Nenne konkrete Situationen.
Mehrere Themen auf einmal: Konzentriere dich auf ein, höchstens zwei Punkte.
Die Person statt das Verhalten kritisieren: „Du bist unzuverlässig“ verletzt. „Die Berichte kamen zu spät“ lässt sich lösen.
Zu lange warten: Je länger ein Problem liegt, desto mehr Frust steckt im Gespräch.
Ohne Vereinbarung enden: Ein Gespräch ohne konkrete nächste Schritte ändert selten etwas.
Nach dem Gespräch
Notiere kurz, was ihr vereinbart habt und halte den Folgetermin ein. Wenn sich etwas verbessert, sag es auch. Anerkennung für eine Veränderung ist genauso wichtig wie die Kritik davor. Sie zeigt, dass es dir um die Sache geht und nicht um Schuld.
Fazit: Kritik ist eine Form von Wertschätzung
Ein gut geführtes Kritikgespräch zeigt deinem Gegenüber, dass du es ernst nimmst und an eine Verbesserung glaubst. Mit klarer Vorbereitung, einem direkten Einstieg und einer verbindlichen Vereinbarung wird aus dem unangenehmen Termin ein Gespräch, das etwas bewegt.
Im Kommunikationstraining für Führungskräfte üben wir Kritik- und Feedbackgespräche mit deinen echten Fällen, im geschützten Rahmen und mit direktem Feedback. Du bist neu in der Führungsrolle? Dann lies auch: Vom Kollegen zur Führungskraft: 7 Tipps für die ersten Wochen.
